En Petra Inmobiliaria, comprendemos que la seguridad es una prioridad para todos los residentes y administradores de propiedades horizontales. Los sistemas de videovigilancia ofrecen una capa crucial de protección, pero su despliegue y operación no están exentos de complejidades legales. Es imperativo que tanto las administraciones como los propietarios y residentes conozcan a fondo el marco normativo que rige la recolección, uso y almacenamiento de imágenes. Ignorar estas regulaciones puede acarrear serias consecuencias legales y violaciones a los derechos fundamentales de las personas. 

En este artículo, desglosamos todo lo que necesitas saber para manejar la videovigilancia de manera transparente, ética y, sobre todo, conforme a la ley. Abordaremos desde la protección de datos hasta las consideraciones especiales para la privacidad de los menores, ofreciendo una guía completa que garantice la tranquilidad y el cumplimiento normativo en su comunidad.

El marco legal de la videovigilancia: protección de datos personales

En Colombia, las grabaciones de cámaras de video en propiedades horizontales no son simplemente registros visuales; son consideradas datos personales. Esto implica que están directamente sujetas a las disposiciones de la Ley 1581 de 2012, que establece el Régimen General de Protección de Datos Personales, y sus decretos reglamentarios. Esta ley es clara: todo tratamiento de datos personales debe realizarse con estricto respeto a la dignidad humana y a los demás derechos fundamentales de las personas, como la intimidad, el buen nombre y el hábeas data. Para las propiedades horizontales, esto se traduce en una serie de obligaciones ineludibles para las administraciones y, por extensión, para las empresas inmobiliarias que las gestionan o asesoran.

El fundamento de esta regulación radica en el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, que otorga a cada individuo el derecho a conocer, actualizar y rectificar la información que se haya recogido sobre ellos en bases de datos o archivos. En el contexto de la videovigilancia, esto significa que los residentes tienen el derecho de saber qué información se está recolectando sobre ellos, con qué propósito y quién tiene acceso a ella. La transparencia es, por lo tanto, un pilar fundamental. 

Es crucial que exista una política de tratamiento de datos personales claramente definida y comunicada a todos los residentes, donde se especifique la finalidad de las grabaciones, el período de conservación y los procedimientos para que los titulares puedan ejercer sus derechos. La ausencia de tales políticas o su incumplimiento puede derivar en sanciones por parte de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), entidad encargada de velar por el cumplimiento de esta ley.

Propósito, uso y acceso restringido a las grabaciones

La finalidad es el eje central de la licitud en el tratamiento de datos personales. Las grabaciones obtenidas mediante sistemas de videovigilancia en una propiedad horizontal deben obedecer a un propósito específico, explícito y legítimo, que debe estar alineado con la Constitución y la ley. Esto usualmente se circunscribe a la seguridad y la integridad de los residentes y los bienes de la copropiedad. Cualquier uso diferente de estas grabaciones, como su difusión con fines ajenos a la seguridad, requerirá una autorización expresa y previa del titular del dato. 

Este principio de finalidad también impone un límite temporal y material: los datos no deben conservarse más allá del tiempo necesario para cumplir el objetivo para el cual fueron recolectados, y solo deben recopilarse los datos estrictamente necesarios. Las grabaciones de seguridad no pueden convertirse en un archivo histórico ilimitado sin justificación.

En cuanto al acceso a estas grabaciones, la Corte Constitucional, en la Sentencia C-748, ha sido explícita en delimitar quiénes pueden acceder a esta información. Principalmente, los titulares de los datos (es decir, las personas que aparecen en las grabaciones), sus causahabientes o sus representantes legales, tienen derecho a conocer y acceder a la información que se ha incorporado sobre ellos. Este derecho es inalienable y se basa en el principio del hábeas data. Sin embargo, el acceso no es irrestricto. Las grabaciones también pueden ser suministradas a entidades públicas o administrativas que actúen en ejercicio de sus funciones legales o que tengan una orden judicial. En estos casos, la entidad receptora tiene la obligación de garantizar la protección de la información, adherirse a los principios de finalidad y utilidad, y, crucialmente, al de circulación restringida. 

Esto significa que la información solo debe usarse para el fin específico por el cual fue solicitada y no puede ser difundida ampliamente. La autorización a terceros, por su parte, debe estar supeditada a la vigencia de las prerrogativas del hábeas data, evitando contradicciones con el principio de circulación restringida y garantizando que el tratamiento de los datos no menoscabe los derechos fundamentales de los involucrados.

Consideraciones especiales para la protección de menores

La videovigilancia adquiere una dimensión aún más delicada cuando involucra la grabación de menores de edad. El Instituto Colombiano de Bienestar Familiar (ICBF) ha establecido que cualquier imagen de menores obtenida a través de sistemas de videovigilancia en conjuntos residenciales requiere autorización expresa. Esta autorización debe provenir de los padres o representantes legales del menor. La razón es clara: las imágenes de menores son consideradas información confidencial, y su tratamiento debe estar enmarcado en el artículo 4 de la Ley 1581 de 2012, que exige a todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales no públicos garantizar la reserva de la información.

Es importante destacar que, si bien estas grabaciones pueden ser utilizadas en procesos policivos, administrativos o penales, su uso debe garantizar siempre la reserva de la información del menor, protegiendo su identidad y su intimidad. La finalidad primordial de estos sistemas, cuando se trata de menores, debe ser siempre la seguridad y la integridad de los niños y adolescentes residentes en la copropiedad. Las administraciones y, por extensión, las inmobiliarias que las asesoran, deben ser extremadamente diligentes en la implementación de protocolos que aseguren esta protección. Esto incluye la señalización adecuada de las zonas vigiladas, la limitación del acceso a las grabaciones solo al personal autorizado y la capacitación constante sobre la importancia de la privacidad de los menores. Además, la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada es la entidad encargada de autorizar estos sistemas de videovigilancia. Determinar la procedencia de la videovigilancia en ciertos lugares, como áreas comunes o zonas de juego, implica un análisis cuidadoso sobre si son espacios semipúblicos o semiprivados y la naturaleza de las actividades que allí se desarrollan, siempre con el objetivo de evitar una amenaza intolerable a los derechos fundamentales, especialmente los de los niños. La precaución y el cumplimiento de estas directrices no solo son un requisito legal, sino una obligación moral para salvaguardar el bienestar de la población más vulnerable en las comunidades residenciales.

Mejores prácticas y responsabilidades para administradores y propietarios

Para una correcta implementación y gestión de los sistemas de videovigilancia en propiedad horizontal, es fundamental adoptar una serie de mejores prácticas y entender las responsabilidades que recaen sobre la administración y los propietarios. En primer lugar, la instalación de cámaras debe ser proporcional a la necesidad de seguridad. No se deben instalar cámaras en lugares donde se comprometa de manera desproporcionada la intimidad de las personas, como interiores de apartamentos o áreas de vestuario, a menos que exista una justificación legal excepcional y consentimiento explícito. 

La señalización clara y visible de las zonas videovigiladas es un requisito legal y una cortesía fundamental con los residentes y visitantes. Estas señales deben informar sobre la existencia de las cámaras, la identidad del responsable del tratamiento de los datos y dónde se puede consultar la política de privacidad.

La gestión del almacenamiento de las grabaciones es otro punto crítico. Las grabaciones deben ser guardadas en un lugar seguro, con acceso restringido únicamente al personal autorizado, como la administración o el comité de seguridad, y por un período de tiempo razonable que no exceda la finalidad para la cual fueron recopiladas. Implementar medidas de seguridad técnicas y organizativas, como el cifrado de datos, contraseñas robustas y auditorías periódicas de acceso, es vital para prevenir accesos no autorizados, alteraciones o pérdidas de la información. 

En caso de incidentes de seguridad que involucren las grabaciones, la administración tiene la obligación de notificar a la Superintendencia de Industria y Comercio y, en ciertos casos, a los titulares de los datos.

Finalmente, la capacitación del personal que tiene acceso a las grabaciones es indispensable. Deben estar plenamente conscientes de las implicaciones legales y éticas de su trabajo, así como de los protocolos de manejo de la información. 

Fomentar una cultura de respeto a la privacidad y a los derechos fundamentales es tan importante como la tecnología misma. Para Petra Inmobiliaria, asesorar a las propiedades horizontales en la implementación de estas mejores prácticas no solo minimiza riesgos legales, sino que fortalece la confianza de los residentes en la administración y en la seguridad de su hogar, creando comunidades más seguras y armónicas. El cumplimiento normativo no debe verse como una carga, sino como una inversión en la tranquilidad y el bienestar de todos los involucrados.

Conclusión

La videovigilancia en propiedades horizontales es una herramienta poderosa para mejorar la seguridad, pero su eficacia y legitimidad dependen de un cumplimiento riguroso de las leyes de protección de datos personales y el respeto a la intimidad. 

Desde Petra Inmobiliaria, enfatizamos la necesidad de que administradores, propietarios y residentes comprendan que las grabaciones de video son datos sensibles sujetos a la Ley 1581 de 2012. Esto implica definir claramente la finalidad de las cámaras, restringir el acceso a las grabaciones, establecer políticas de retención de datos y, crucialmente, obtener las autorizaciones necesarias, especialmente cuando se trata de menores de edad. 

La transparencia, la seguridad en el almacenamiento y la formación del personal son pilares fundamentales para una gestión responsable. Al adherirse a estas directrices, las comunidades no solo fortalecen su seguridad física, sino que también construyen un ambiente de confianza y respeto por los derechos de todos sus miembros, demostrando que la seguridad y la privacidad pueden coexistir de manera efectiva y legal.